Кадровая безопасность и скрининг персонала

Кадровая безопасность входит в систему безопасности бизнеса, а кадровый аппарат предприятия – «фильтр» отсеивающий претендентов на требуемую должность.

Читать далее «Скрининговые проверки персонала»

Какую информацию о контрагентах должен знать бизнесмен

А вы знаете реальных собственников ваших контрагентов. Вы уверены, что компания-партнер не занимается отмыванием денег или финансированием терроризма, имеет нормальную репутацию, не «кидала» предыдущих партнеров.

Примите ли вы решение о дальнейшей работе, имея на руках информацию о «кидках», которые совершили ваши потенциальные партнеры, или то, что они имеют просроченные выплаты по кредитам, и средства которые вы им планируете заплатить, могут быть арестованы по решению суда. Эти все вопросы стоит выяснять до заключения контракта и проведения сделок, так как потом может быть поздно.

Эта публикация во многом перекликается со статьей Проверка потенциальных партнеров. Разобрав мониторинг и порядок сбора данных, продолжим эту тему, и задумаемся: Как использовать данные полученные о ваших партнерах?

Исходя из опыта можно констатировать:

Не вся добытая информация может в дальнейшем использоваться

Правильная постановка задачи о сборе информации о партнерах

Перед тем, как ставить задачу на получение данных о партнере — спросите себя: «А что я с этим буду делать?»

Общая информация о контрагенте, которая станет Вам доступной, вроде бы не вызывает вопросов.

Типичный перечень для сбора данных и сведений о бизнес-партнерах:

• компания
• собственники
• обороты
• платежеспособность
• адрес
• телефоны, электронная почта
• профили из социальных сетей (ценные для анализа)
• автомобили и иное имущество…

А вот если Вы заполучили сведения интимного характера, подумайте заранее как их использовать!

Практический разбор как работать с информацией о контрагентах

Подразделение бизнес-разведки предоставило отчет:
Директор фирмы-поставщика — частичный совладелец компании, предположим на 10%, он мужчина, он любитель женщин, часто занимается походами «налево», второй совладелец – его жена, владеет фирмой на 90%, предприятие досталась ей по наследству, но в его дела она не вникает (до определенной поры). Ее отец, в прошлом крупный чиновник, развивает новое производство и оставил предприятие.

Отец (фактически он хозяин) может принять любое решение. Очень тепло относится к своей дочери и не совсем хорошо к зятю. Нюанс – его жена крайне ревнива.

Какие выводы можно сделать из этого досье? И самое главное, как применить в своих целях, особенно если на кону крупный контракт?

Вариантов использования довольно много, но Вы должны будете выбрать единственно правильный! Именно он подспорье в грамотном построении переговорах и страховка от неожиданных ходов руководства контрагента.

В целом, сведения о реальных собственниках бизнеса, помогут принять верное решение о дальнейшей работе с Вашим предполагаемым партнером.

В пост-революционное время, к этим вопросам надо относится еще более настороженно. Реальными хозяевами ваших контрагентов могут оказаться лица частенько пренебрегающие законом. И ладно, если это банальная неуплата налогов… это не особо страшно. А если их подозревают в финансировании терроризма? Как быть?!

Следующий немаловажный аспект, это происхождение средств, которые  контрагент вложил в бизнес. Обновление государственных структур спровоцировало массовый отток чиновником. Многие из них нажили капитал, не совсем законным методом, и этот капитал сейчас вкладывается в бизнес. Последствия сотрудничества с таким «бизнесом» запросто ставит Вашу деятельность под удар правоохранительных органов, с дальнейшим обвинением Вас в отмывании денег.

Уточняющие вопросы для службы безопасности о сборе данных о партнерах

В качестве завершения данной публикации, давайте сформулируем некоторые уточняющие вопросы, которые Вы будете ставить подразделению или компании занимающимся сбором информации о контрагенте:

1.  Я хочу знать… (и дальше по пунктам);
2.  Мне это необходимо для… (перечень);
3. Это мне поможет в … (и дальше по пунктам).

P.S. Ответ на второй вопрос, посодействует лицам выполняющим задание, более точно сфокусировать свое внимание на получении необходимых сведениях и готовить Вам их уже с соответствующим анализом.

Главные принципы  защиты бизнес-процессов

Кто защищает бизнес? Подразделение (служба безопасности).

Как защитить бизнес? Построить систему защиты.

На сегодня мы имеем множество предложений таких услуг. На рынке, каждый гарантирует, что именно его система безопасности — это, как раз то, что поможет решить проблему безопасности в Вашем случае.

Однако, практика показывает, что решением задач по борьбе с потерями и издержками бизнеса собственник занимается самостоятельно. Почему? Потому что защищает «СВОЕ».

Невозможно выстроить неуязвимую схему защиты. Слишком много меняющихся позиций вокруг Вашего бизнеса, который тоже не стоит на месте. Кроме того, важно учитывать психологию Ваших сотрудников и сотрудников контрагентов, плюс неизвестные источники, в результате чего образуется «черная дыра» неопределенности.

Если рассматривать свой бизнес, как динамичную систему взаимосвязанных элементов, то безопасность — это система в системе, только с определенными точками акцентирования внимания.

Собственнику важно понимать и разбираться в принципах построения системы безопасности своего бизнеса.

Элементы построения бизнеса практически одинаковые у всех, а связи между элементами могут быть кардинально разными.

Их знает только владелец, он их выстраивал. Только он знает, в полном объеме, принципы функционирования этих связей.

Выстраивание безопасности — это тоже бизнес-процесс. Его отличительная черта —  учет и анализ рисков, действенные механизмы противодействия потерям или их минимизации.

Итак, что защищать?

Правильный ответ — свой РЕСУРС, который может быть:

• информационный;

• интеллектуальный;

• имущественный;

• клиентскую базу;

• собственных работников;

• технологии;

• активы  и так далее.

Защита необходима и системе управления компанией. Отлаженное управление тоже ресурс, который не должен замыкаться в отдельной структуре.

Безопасность — это забота всего топ-персонала компании.

Система должна охватывать всех сотрудников, начиная от президента и заканчивая техническим персоналом. Локализация управления безопасностью в одном департаменте может быть эффективна только в определенном промежутке времени.

Например: отработка контракта определенного по времени исполнения. Постоянно возникающие вызовы требуют гибкости системы. Системная безопасность — это развивающийся процесс, который не останавливается.

Практической схемы универсальной системы безопасности не существует. Индивидуальная система — уникальна. И это тоже ресурс. Система отстраивается на базовых элементах предприятия и связях между ними. Производство автомобилей и банк принципиально разнятся базовым набором элементов.

Общий алгоритм создания Службы безопасности (применим для любой системы)

1. Есть три критерия: безопасность, скорость и дешевизна. Система может включать только два.

• дорогая система будет безопасной и быстрой
• медленная система будет безопасной и дешевой
• небезопасная система, т.е. никакая, будет дешевой и быстрой

Выбор оптимальной комбинации ложится на лиц, принимающих решения. Исключить риски невозможно. Их не бывает только у того, кто ничего не защищает. Однако эффективная служба безопасности делает риски прогнозируемыми.

2. Безопасность составная часть производства. К ней также применимы экономические законы.

3. Сложная система безопасности — сложная коммуникация внутри системы. Вероятность ошибок растет, эффективность падает. Экономически, содержание такой безопасности влетает в копеечку и должно быть оправданным. Например, овощная палатка и крупный торговый центр. Отличия в организации безопасности, так сказать, «на лицо».

4. При наличии нескольких вариантов по безопасности, всегда выбирается самый безопасный.

5. В систему безопасности всегда необходимо вкладываться. Расценивайте это как ИНВЕСТИЦИЮ. Да, она стоит дорого, и это оправданно. Однако, здесь не прямо пропорциональная зависимость — больше вложил, безопасней стало. Есть точка, где наступает равновесное состояние. Дальнейшие вложения отразятся только на Вашем кармане. Определите правильно эту равновесность.

6. Любая система защиты тормозит развитие бизнес-системы в целом. Это априори. И здесь важно ловить точку баланса. Безопасность эффективна при конкретном включении в процессы. Например, при реализации масштабных проектов целесообразно создать отдельную группу по безопасности именно под этот проект. Эффективность повышается в разы.

Разобравшись с принципами безопасности, определив акценты приложения внимания на элементы своей бизнес системы, можно переходить к делегированию определенных функций и выстраивать СВОЮ собственную систему безопасности.

Другими словами, создается элемент — подразделение, которое интегрируется в имеющуюся модель бизнеса. Задачи Подразделению (службе) Безопасности определяет собственник.

Базовые задачи для Подразделения безопасности:

• снабжение правления компании свежей информацией для принятия решений;

• рекомендации правлению компании и менеджменту по контролю за безопасностью по секторам;

• мониторинг внешних угроз — коррупция и криминал, их влияние на локальные рынки;

• выявление недобросовестных конкурентов, рекомендации по противодействию;

• отслеживание моментов незаконного использования торговых логотипов компании;

• обеспечение сохранности интеллектуальной собственности и коммерческой информации компании;

• получение и анализ информации о контрагентах и партнерах на стадии планирования сделок;

• применение оперативных методов и средств в рисковых секторах компании;

• проведение обязательного регламента безопасности, при проведении компанией конфиденциальных и публичных мероприятий.

Это костяк задач. Они динамично видоизменяются в зависимости от вектора деятельности компании.

Перечень направлений деятельности предприятия под контролем Подразделения (службы) безопасности:

1. Безопасность предприятия.

2. Экономическая разведка.

3. Физическая охрана (при необходимости).

4. Техническое обеспечение.

Причем, первые два направления — основные, и именно им должно уделяться наибольшее внимание.

Все изложенное выше верно. Но стоит вопрос- с чего все-таки начать выстраивать собственную систему защиты? Особенно, если бизнес только начал развиваться и ресурса на полноценную Службу Безопасности просто нет.

Начните с аудита безопасности своего бизнеса. Об этом читайте статью ПРОВОДИМ АУДИТ БЕЗОПАСНОСТИ САМОСТОЯТЕЛЬНО.

Как провести аудит безопасности бизнеса самостоятельно?

Понятие «Аудит безопасности» многогранно. В нашем понимании это ­ комплексная проверка состояния компании на предмет наличия рисков. Ведь риски  могут существенно повлиять на:

• ведение бизнеса;
• физическое и финансовое состояние компании;
• физическое и финансовое состояние учредителей и топ ­менеджмента компании.

Построение собственной системы защиты начинается с базового аудита безопасности предприятия 

Базовый вид проверки позволяет собственникам выявить упущения в организации бизнеса, которые могут служить предпосылками для финансовых потерь, получения репутационного ущерба для компании, рисков физического воздействия на собственников.

Аудит безопасности проводится для разных компаний, как больших, так и малых. Основное отличие состоит в механизме его проведении, а основное различие заключается в количестве поставленных для исследования вопросов.

Разные подходы к проведению аудита безопасности

Например, в крупных компаниях аудит безопасности целесообразно совместить с финансовым аудитом, в связи с тем, что финансисты могут выявить проблемы, которые напрямую могут быть связаны с вопросами безопасности. В небольших компаниях, аналитик безопасности сможет самостоятельно промониторить движение средств по счетам, выявить рисковые платежи, провести анализ контрагентов на предмет платежеспособности и выявить контрагентов с признаками «фиктивности».

Если ваш офис состоит из одного кабинета, то соответственно перечень вопросов по режиму объекта будет гораздо меньше.

Например, если Вы работаете с «наличкой», то Вам желательно придерживаться следующих мер предосторожности:

•  у вас не должно быть свободного доступа в офис для посторонних;
• сейф не должен стоять на видном месте (как минимум!);
• в ваше отсутствие (особенно выходные и праздничные дни) в офисе не должны оставаться крупные суммы денежных средств.

Данные об учете денежных средств желательно хранить на «облаке», а не в компьютере, который, как правило, стоит на столе.

Вышеуказанные примеры носят рекомендательный характер, так как каждый бизнес имеет собственную специфику.

Именно поэтому, мы предлагаем Вам провести мониторинг рисков безопасности бизнеса самостоятельно.

Рекомендуем использовать универсальный перечень вопросов, необходимых при составлении плана мероприятий аудита безопасности

План мероприятий аудита безопасности

1. Мониторинг режима объектов

1.1  Проверка пропускного режима персонала, посетителей предприятия.

1.2  Проверка пропускного режима автотранспорта.

1.3  Проверка документации, регламентирующей режимные мероприятия.

1.4  Доступ к помещениям на территории объекта.

1.5  Мониторинг работы технических средств обеспечения работы объекта.

1.6  Выявление возможных зон на территории предприятия, которые не охвачены системой охраны.

1.7 Изучение договоров с охранными структурами.

2. Определение внешних и внутренних рисков

2.1. Внешние риски.​

• чиновники, коррупционные проявления в различных хозяйствования;
•  конкуренты;
• правоохранительныеиконтролирующиеорганы, работающие по «заказу»;
•  мошенники, кидалы и прочие, работающие как временные партнёры(покупатели, продавцы товара и различных услуг);
• кредиторы и дебиторы (постоянные, со значительными суммами).

2.2. Внутренние риски.​

• воровство со стороны персонала;
• мошенничество персонала;
• халатностьдолжностныхлицпредприятия;
• недостатки в организации производственного процесса ведущая к финансовым потерям;
• «слив»конфиденциальнойинформациизаинтересованнымлицам.

Исходя из выявленных источников рисков, необходимо осуществить следующие действия:

• оценка степени серьезности угрозы (уровень ресурсов источника угрозы и его цели ­ возможного ущерба ресурсам предприятия);
• выделение групп источников угроз по целям, ресурсам, интересам;
• оптимальное выделение ресурсов, выбор и применение оптимального алгоритма локализации угроз (построение системы защиты) с учетом выделенного на это бюджета.

3. Финансово-­экономическая безопасность предприятия

3.1. Порядок защиты ресурсов компании:

• информация;
• интеллектуальная собственность;
• активы;
• имущество;
• клиенты;
• персонал;
• технологии.

3.2. Мониторинг системы бухгалтерского, финансового и налогового учета.

• порядок списания материальных активов, контроль за текущими расходами;
• учет и контроль движения наличных средств. 

3.3. Мониторинг логистики:

• изучение порядка складского учета и хранения товарно­материальных ценностей;
• изучение порядка перевозок ТМЦ, соответствие документации, порядка контроля за сохранностью и приема-­передачи товара; 
• выявление возможностей хищения ГСМ и других материальных ценностей. 

3.4. Налоговое планирование.

3.5. Проверка рисков, связанных с лицензированием партнеров.

3.6. Мониторинг работы отдела продаж. Основания для предоставления, скидок, рассрочек, регулировки ассортимента. Возможные риски получения «откатов», с учетом нанесения ущерба компании (финансовая и деловая репутация).

4. Соблюдение коммерческой тайны на предприятии.

4.1. Проверка документации, регламентирующей соблюдения коммерческой тайны и конфиденциальной информации на предприятии.

4.2. Установление возможных источников утечки информации, подпадающей под определение коммерческой тайны.

4.3. Проверка режима соблюдения коммерческой тайны на предприятии:

• порядок работы с техническими носителями информации;

• наличие режимных помещений и порядок допуска в них;

• проверка помещений, относящихся к режимным, на наличие в них средств негласного съема информации.

5. Порядок работы с сотрудниками компании

5.1. Порядок подбора и принятия на работу будущих сотрудников компании;

5.2. Изучение порядка режима работы и условий труда членов трудового коллектива.

5.3. Изучение и определение возможных рисков, которым подвержен персонал компании, и которые могут принести финансовые потери предприятию;

5.4. Порядок выплаты заработной платы трудовому коллективу, материальное стимулирование работников;

5.5. Порядок увольнения сотрудников.

6. Порядок взаимодействия с филиалами компании, выявление возможных рисков.

7. Порядок взаимодействия с правоохранительными и контролирующими органами.

8. Изучение рисков, которым подвержены VIP-персоны компании.

Зачем нужны подобные проверки?

Проведение проверочных мероприятий по выявлению рисков для компании поможет в будущем предотвратить любые негативные последствия, которые тем или иным образом повлияют на эффективность работы компании.

Это может быть и воровство сотрудников компании или иных лиц, которые могут иметь доступ на территорию компании (офис). В данном случае, как риски, следует отобразить такие моменты:

• пропускной режим;

• учет автотранспорта;

• возможные места проникновения на территорию (офис);

• возможность вывоза (выноса) материальных средств и т.д.

Риски проведения антиконкурентных мероприятий, которые могут повлечь за собой остановку производственного предприятия:

• поджог;

• затопление производственных площадей;

• обесточивание;

• риски проведения рейдерских действий;

• захват офиса и материальных средств.

Достаточно сложно, да?

Многолетний опыт показывает, что проведение аудита безопасности целесообразно поручить независимой компании. Это обусловлено тем, что «не замыленный глаз» сразу увидит рисковые места в системе.

До начала проверки собственник компании утверждает план проведения мероприятий. В план включаются именно те вопросы, которые необходимо отобразить при проведении проверки. Это может быть аудит всей деятельности предприятия по вопросам безопасности, аудит пропускного режима и сохранности материальных средств, аудит физической безопасности и т.д., исходя из того примерного перечня вопросов, которые мы привели выше.

На основании полученных материалов изучения рисков компании, готовится акт по всем вышеперечисленным пунктам, с указанием выявленных недостатков, их причин, а также способов и методов их устранения. В акте также будет указан расчет ресурсов, в том числе и финансовых, на устранение выявленных проблем, дальнейшей профилактики и поддержания системы безопасности предприятия на надлежащем уровне.

Образец Плана проверки объекта по вопросам пропускного режима

1. Проверка пропускного режима персонала, посетителей предприятия.

• порядок пропускного режима на территорию предприятия;

• фиксация входа-выхода персонала, посетителей;

• наличие документации, предусматривающей фиксацию посетителей, иных лиц пребывающих на территорию.

2. Проверка пропускного режима автотранспорта.

• допуск автотранспорта на территорию;

• контроль за местами парковки и размещения автомобилей;

• порядок контроля выезда автомобилей;

• проверка автомобилей на предмет вывоза ТМЦ, наличия сопроводительных документов, досмотр автомобилей или иного транспорта;

• порядок документирования въезда, выезда пребывания на территории предприятия транспортных средств.

3. Проверка документации, регламентирующей режимные мероприятия.

4. Доступ к помещениям на территории объекта.

• возможность доступа к помещениям на территории объекта;

• контроль за доступом к режимным объектам;

• фиксация доступа к режимным объектам, ведение необходимой документации;

• возможность несанкционированного доступа к различным помещениям, в том числе и режимным.

5. Мониторинг работы технических средств обеспечения объекта.

6. Выявление возможных зон на территории предприятия, которые не охвачены системой охраны.

7. Изучение договоров с охранными структурами.

В плане возможны изменения и дополнения, исходя из выявленных обстоятельств.

Также необходимо отметить, что ни один план действий не является догмой, и по ходу проведения мероприятий в нем допускается внесение любых изменений, направленных на более качественное выполнение задачи.

Итак, слабые места в системе безопасности выявлены, риски оценены. Перед вами лежит заключение эксперта по безопасности с рекомендациями. Если при проведении аудита безопасности эксперт не выявил уже причиненного ущерба, что бывает довольно часто, то рекомендуемые им меры будут превентивного (упредительного) характера.

Рекомендуем к прочтению:

Как не допустить воровство на предприятии