Главные принципы  защиты бизнес-процессов

Кто защищает бизнес? Подразделение (служба безопасности).

Как защитить бизнес? Построить систему защиты.

На сегодня мы имеем множество предложений таких услуг. На рынке, каждый гарантирует, что именно его система безопасности — это, как раз то, что поможет решить проблему безопасности в Вашем случае.

Однако, практика показывает, что решением задач по борьбе с потерями и издержками бизнеса собственник занимается самостоятельно. Почему? Потому что защищает «СВОЕ».

Невозможно выстроить неуязвимую схему защиты. Слишком много меняющихся позиций вокруг Вашего бизнеса, который тоже не стоит на месте. Кроме того, важно учитывать психологию Ваших сотрудников и сотрудников контрагентов, плюс неизвестные источники, в результате чего образуется «черная дыра» неопределенности.

Если рассматривать свой бизнес, как динамичную систему взаимосвязанных элементов, то безопасность — это система в системе, только с определенными точками акцентирования внимания.

Собственнику важно понимать и разбираться в принципах построения системы безопасности своего бизнеса.

Элементы построения бизнеса практически одинаковые у всех, а связи между элементами могут быть кардинально разными.

Их знает только владелец, он их выстраивал. Только он знает, в полном объеме, принципы функционирования этих связей.

Выстраивание безопасности — это тоже бизнес-процесс. Его отличительная черта —  учет и анализ рисков, действенные механизмы противодействия потерям или их минимизации.

Итак, что защищать?

Правильный ответ — свой РЕСУРС, который может быть:

• информационный;

• интеллектуальный;

• имущественный;

• клиентскую базу;

• собственных работников;

• технологии;

• активы  и так далее.

Защита необходима и системе управления компанией. Отлаженное управление тоже ресурс, который не должен замыкаться в отдельной структуре.

Безопасность — это забота всего топ-персонала компании.

Система должна охватывать всех сотрудников, начиная от президента и заканчивая техническим персоналом. Локализация управления безопасностью в одном департаменте может быть эффективна только в определенном промежутке времени.

Например: отработка контракта определенного по времени исполнения. Постоянно возникающие вызовы требуют гибкости системы. Системная безопасность — это развивающийся процесс, который не останавливается.

Практической схемы универсальной системы безопасности не существует. Индивидуальная система — уникальна. И это тоже ресурс. Система отстраивается на базовых элементах предприятия и связях между ними. Производство автомобилей и банк принципиально разнятся базовым набором элементов.

Общий алгоритм создания Службы безопасности (применим для любой системы)

1. Есть три критерия: безопасность, скорость и дешевизна. Система может включать только два.

• дорогая система будет безопасной и быстрой
• медленная система будет безопасной и дешевой
• небезопасная система, т.е. никакая, будет дешевой и быстрой

Выбор оптимальной комбинации ложится на лиц, принимающих решения. Исключить риски невозможно. Их не бывает только у того, кто ничего не защищает. Однако эффективная служба безопасности делает риски прогнозируемыми.

2. Безопасность составная часть производства. К ней также применимы экономические законы.

3. Сложная система безопасности — сложная коммуникация внутри системы. Вероятность ошибок растет, эффективность падает. Экономически, содержание такой безопасности влетает в копеечку и должно быть оправданным. Например, овощная палатка и крупный торговый центр. Отличия в организации безопасности, так сказать, «на лицо».

4. При наличии нескольких вариантов по безопасности, всегда выбирается самый безопасный.

5. В систему безопасности всегда необходимо вкладываться. Расценивайте это как ИНВЕСТИЦИЮ. Да, она стоит дорого, и это оправданно. Однако, здесь не прямо пропорциональная зависимость — больше вложил, безопасней стало. Есть точка, где наступает равновесное состояние. Дальнейшие вложения отразятся только на Вашем кармане. Определите правильно эту равновесность.

6. Любая система защиты тормозит развитие бизнес-системы в целом. Это априори. И здесь важно ловить точку баланса. Безопасность эффективна при конкретном включении в процессы. Например, при реализации масштабных проектов целесообразно создать отдельную группу по безопасности именно под этот проект. Эффективность повышается в разы.

Разобравшись с принципами безопасности, определив акценты приложения внимания на элементы своей бизнес системы, можно переходить к делегированию определенных функций и выстраивать СВОЮ собственную систему безопасности.

Другими словами, создается элемент — подразделение, которое интегрируется в имеющуюся модель бизнеса. Задачи Подразделению (службе) Безопасности определяет собственник.

Базовые задачи для Подразделения безопасности:

• снабжение правления компании свежей информацией для принятия решений;

• рекомендации правлению компании и менеджменту по контролю за безопасностью по секторам;

• мониторинг внешних угроз — коррупция и криминал, их влияние на локальные рынки;

• выявление недобросовестных конкурентов, рекомендации по противодействию;

• отслеживание моментов незаконного использования торговых логотипов компании;

• обеспечение сохранности интеллектуальной собственности и коммерческой информации компании;

• получение и анализ информации о контрагентах и партнерах на стадии планирования сделок;

• применение оперативных методов и средств в рисковых секторах компании;

• проведение обязательного регламента безопасности, при проведении компанией конфиденциальных и публичных мероприятий.

Это костяк задач. Они динамично видоизменяются в зависимости от вектора деятельности компании.

Перечень направлений деятельности предприятия под контролем Подразделения (службы) безопасности:

1. Безопасность предприятия.

2. Экономическая разведка.

3. Физическая охрана (при необходимости).

4. Техническое обеспечение.

Причем, первые два направления — основные, и именно им должно уделяться наибольшее внимание.

Все изложенное выше верно. Но стоит вопрос- с чего все-таки начать выстраивать собственную систему защиты? Особенно, если бизнес только начал развиваться и ресурса на полноценную Службу Безопасности просто нет.

Начните с аудита безопасности своего бизнеса. Об этом читайте статью ПРОВОДИМ АУДИТ БЕЗОПАСНОСТИ САМОСТОЯТЕЛЬНО.

Как провести аудит безопасности бизнеса самостоятельно?

Понятие «Аудит безопасности» многогранно. В нашем понимании это ­ комплексная проверка состояния компании на предмет наличия рисков. Ведь риски  могут существенно повлиять на:

• ведение бизнеса;
• физическое и финансовое состояние компании;
• физическое и финансовое состояние учредителей и топ ­менеджмента компании.

Построение собственной системы защиты начинается с базового аудита безопасности предприятия 

Базовый вид проверки позволяет собственникам выявить упущения в организации бизнеса, которые могут служить предпосылками для финансовых потерь, получения репутационного ущерба для компании, рисков физического воздействия на собственников.

Аудит безопасности проводится для разных компаний, как больших, так и малых. Основное отличие состоит в механизме его проведении, а основное различие заключается в количестве поставленных для исследования вопросов.

Разные подходы к проведению аудита безопасности

Например, в крупных компаниях аудит безопасности целесообразно совместить с финансовым аудитом, в связи с тем, что финансисты могут выявить проблемы, которые напрямую могут быть связаны с вопросами безопасности. В небольших компаниях, аналитик безопасности сможет самостоятельно промониторить движение средств по счетам, выявить рисковые платежи, провести анализ контрагентов на предмет платежеспособности и выявить контрагентов с признаками «фиктивности».

Если ваш офис состоит из одного кабинета, то соответственно перечень вопросов по режиму объекта будет гораздо меньше.

Например, если Вы работаете с «наличкой», то Вам желательно придерживаться следующих мер предосторожности:

•  у вас не должно быть свободного доступа в офис для посторонних;
• сейф не должен стоять на видном месте (как минимум!);
• в ваше отсутствие (особенно выходные и праздничные дни) в офисе не должны оставаться крупные суммы денежных средств.

Данные об учете денежных средств желательно хранить на «облаке», а не в компьютере, который, как правило, стоит на столе.

Вышеуказанные примеры носят рекомендательный характер, так как каждый бизнес имеет собственную специфику.

Именно поэтому, мы предлагаем Вам провести мониторинг рисков безопасности бизнеса самостоятельно.

Рекомендуем использовать универсальный перечень вопросов, необходимых при составлении плана мероприятий аудита безопасности

План мероприятий аудита безопасности

1. Мониторинг режима объектов

1.1  Проверка пропускного режима персонала, посетителей предприятия.

1.2  Проверка пропускного режима автотранспорта.

1.3  Проверка документации, регламентирующей режимные мероприятия.

1.4  Доступ к помещениям на территории объекта.

1.5  Мониторинг работы технических средств обеспечения работы объекта.

1.6  Выявление возможных зон на территории предприятия, которые не охвачены системой охраны.

1.7 Изучение договоров с охранными структурами.

2. Определение внешних и внутренних рисков

2.1. Внешние риски.​

• чиновники, коррупционные проявления в различных хозяйствования;
•  конкуренты;
• правоохранительныеиконтролирующиеорганы, работающие по «заказу»;
•  мошенники, кидалы и прочие, работающие как временные партнёры(покупатели, продавцы товара и различных услуг);
• кредиторы и дебиторы (постоянные, со значительными суммами).

2.2. Внутренние риски.​

• воровство со стороны персонала;
• мошенничество персонала;
• халатностьдолжностныхлицпредприятия;
• недостатки в организации производственного процесса ведущая к финансовым потерям;
• «слив»конфиденциальнойинформациизаинтересованнымлицам.

Исходя из выявленных источников рисков, необходимо осуществить следующие действия:

• оценка степени серьезности угрозы (уровень ресурсов источника угрозы и его цели ­ возможного ущерба ресурсам предприятия);
• выделение групп источников угроз по целям, ресурсам, интересам;
• оптимальное выделение ресурсов, выбор и применение оптимального алгоритма локализации угроз (построение системы защиты) с учетом выделенного на это бюджета.

3. Финансово-­экономическая безопасность предприятия

3.1. Порядок защиты ресурсов компании:

• информация;
• интеллектуальная собственность;
• активы;
• имущество;
• клиенты;
• персонал;
• технологии.

3.2. Мониторинг системы бухгалтерского, финансового и налогового учета.

• порядок списания материальных активов, контроль за текущими расходами;
• учет и контроль движения наличных средств. 

3.3. Мониторинг логистики:

• изучение порядка складского учета и хранения товарно­материальных ценностей;
• изучение порядка перевозок ТМЦ, соответствие документации, порядка контроля за сохранностью и приема-­передачи товара; 
• выявление возможностей хищения ГСМ и других материальных ценностей. 

3.4. Налоговое планирование.

3.5. Проверка рисков, связанных с лицензированием партнеров.

3.6. Мониторинг работы отдела продаж. Основания для предоставления, скидок, рассрочек, регулировки ассортимента. Возможные риски получения «откатов», с учетом нанесения ущерба компании (финансовая и деловая репутация).

4. Соблюдение коммерческой тайны на предприятии.

4.1. Проверка документации, регламентирующей соблюдения коммерческой тайны и конфиденциальной информации на предприятии.

4.2. Установление возможных источников утечки информации, подпадающей под определение коммерческой тайны.

4.3. Проверка режима соблюдения коммерческой тайны на предприятии:

• порядок работы с техническими носителями информации;

• наличие режимных помещений и порядок допуска в них;

• проверка помещений, относящихся к режимным, на наличие в них средств негласного съема информации.

5. Порядок работы с сотрудниками компании

5.1. Порядок подбора и принятия на работу будущих сотрудников компании;

5.2. Изучение порядка режима работы и условий труда членов трудового коллектива.

5.3. Изучение и определение возможных рисков, которым подвержен персонал компании, и которые могут принести финансовые потери предприятию;

5.4. Порядок выплаты заработной платы трудовому коллективу, материальное стимулирование работников;

5.5. Порядок увольнения сотрудников.

6. Порядок взаимодействия с филиалами компании, выявление возможных рисков.

7. Порядок взаимодействия с правоохранительными и контролирующими органами.

8. Изучение рисков, которым подвержены VIP-персоны компании.

Зачем нужны подобные проверки?

Проведение проверочных мероприятий по выявлению рисков для компании поможет в будущем предотвратить любые негативные последствия, которые тем или иным образом повлияют на эффективность работы компании.

Это может быть и воровство сотрудников компании или иных лиц, которые могут иметь доступ на территорию компании (офис). В данном случае, как риски, следует отобразить такие моменты:

• пропускной режим;

• учет автотранспорта;

• возможные места проникновения на территорию (офис);

• возможность вывоза (выноса) материальных средств и т.д.

Риски проведения антиконкурентных мероприятий, которые могут повлечь за собой остановку производственного предприятия:

• поджог;

• затопление производственных площадей;

• обесточивание;

• риски проведения рейдерских действий;

• захват офиса и материальных средств.

Достаточно сложно, да?

Многолетний опыт показывает, что проведение аудита безопасности целесообразно поручить независимой компании. Это обусловлено тем, что «не замыленный глаз» сразу увидит рисковые места в системе.

До начала проверки собственник компании утверждает план проведения мероприятий. В план включаются именно те вопросы, которые необходимо отобразить при проведении проверки. Это может быть аудит всей деятельности предприятия по вопросам безопасности, аудит пропускного режима и сохранности материальных средств, аудит физической безопасности и т.д., исходя из того примерного перечня вопросов, которые мы привели выше.

На основании полученных материалов изучения рисков компании, готовится акт по всем вышеперечисленным пунктам, с указанием выявленных недостатков, их причин, а также способов и методов их устранения. В акте также будет указан расчет ресурсов, в том числе и финансовых, на устранение выявленных проблем, дальнейшей профилактики и поддержания системы безопасности предприятия на надлежащем уровне.

Образец Плана проверки объекта по вопросам пропускного режима

1. Проверка пропускного режима персонала, посетителей предприятия.

• порядок пропускного режима на территорию предприятия;

• фиксация входа-выхода персонала, посетителей;

• наличие документации, предусматривающей фиксацию посетителей, иных лиц пребывающих на территорию.

2. Проверка пропускного режима автотранспорта.

• допуск автотранспорта на территорию;

• контроль за местами парковки и размещения автомобилей;

• порядок контроля выезда автомобилей;

• проверка автомобилей на предмет вывоза ТМЦ, наличия сопроводительных документов, досмотр автомобилей или иного транспорта;

• порядок документирования въезда, выезда пребывания на территории предприятия транспортных средств.

3. Проверка документации, регламентирующей режимные мероприятия.

4. Доступ к помещениям на территории объекта.

• возможность доступа к помещениям на территории объекта;

• контроль за доступом к режимным объектам;

• фиксация доступа к режимным объектам, ведение необходимой документации;

• возможность несанкционированного доступа к различным помещениям, в том числе и режимным.

5. Мониторинг работы технических средств обеспечения объекта.

6. Выявление возможных зон на территории предприятия, которые не охвачены системой охраны.

7. Изучение договоров с охранными структурами.

В плане возможны изменения и дополнения, исходя из выявленных обстоятельств.

Также необходимо отметить, что ни один план действий не является догмой, и по ходу проведения мероприятий в нем допускается внесение любых изменений, направленных на более качественное выполнение задачи.

Итак, слабые места в системе безопасности выявлены, риски оценены. Перед вами лежит заключение эксперта по безопасности с рекомендациями. Если при проведении аудита безопасности эксперт не выявил уже причиненного ущерба, что бывает довольно часто, то рекомендуемые им меры будут превентивного (упредительного) характера.

Рекомендуем к прочтению:

Как не допустить воровство на предприятии

 

Превентивные меры защиты ресурсов предприятий

Хищение (воровство) имущества на предприятии – одна из серьезных проблем, влияющая на эффективность его работы. Воруют, как правило, материальные, денежные, интеллектуальные ресурсы.

Мало кому удается создать коллектив, который соблюдает определенную корпоративную культуру, добросовестно относится к своим обязанностям, сохраняет ее собственность и радуется за успехи компании.

Как не парадоксально, в процесс обворовывания бизнес-ресурсов могут быть замешаны представители всех звеньев (от разнорабочего до собственника).

Что толкает людей на воровство?

Все довольно банально и объясняется рядом факторов, среди которых следует выделить, например такие:

• вина собственника (руководителя) фирмы;
• менталитет;
• не всегда достойная зарплата и социальная защита наемного работника;
• жажда легкой наживы;
• страсть к порокам (игромания, наркотики, алкоголизм);
• семейные неурядицы;
• желание навредить бизнесу и т.п.

Что же делать владельцу бизнеса? Какие превентивные меры от хищения стоит предпринять?

Советуем разработать и внедрять комплексные системы безопасности бизнеса.

Итак, во-первых, рекомендуем начать с проведения аудита безопасности, которой поможет Вам определить наиболее незащищенные участки Вашего предприятия.

Как его провести читайте в нашей публикации Проводим аудит безопасности самостоятельно.

Во-вторых, стоит провести анализ выявленных аудитом рисковых точек — уязвимостей.

В-третьих, используя практический опыт и аналитический расчет, желательно с помощью привлеченного эксперта, следует выстроить возможные схемы воровства. Понимая логику кражи, Вы сможете легко подобрать действенные способы превентивной защиты. Полностью исключить факты краж невозможно. Однако, в Ваших силах сделать так, чтобы в процессе кражи на предприятии вор «оставил следы». В дальнейшем эти «следы» весьма облегчают и ускоряют расследования.

Функциональность превентивных мер от воровства в компании – это, прежде всего, учет и контроль. Это касается каких-либо предприятий и производственных процессов любой сложности.

Учет 

При жестком учете ресурсов воровство имущества на предприятии фактически невозможно, за исключением сговора лиц.

Контроль

Существуют разнообразные виды контроля, но наиболее эффективным следует считать технический контроль.

Технические средства защиты от краж включают в себя:

• видеонаблюдение за территорией предприятия и основными участками производственного процесса;
• ограничения доступа к объектам;
• системы, контролирующие внутрикорпоративные компьютерные и телефонные сети;
• контроль въезда-выезда автотранспорта и отслеживание его передвижения (GPS-контроль).

Внедрение превентивных мер поможет Вам свести к минимуму саму возможность хищения со стороны руководства и иных членов трудового коллектива.

Примеры из нашей практики:

1. Уборщица украла технические устройства для передачи данных, что стало результатом отсутствия контроля со стороны ответственных лиц за местами хранения данных устройств.

Пропажа была выявлена в результате ревизии складских остатков. В дальнейшем, был очерчен круг подозреваемых лиц. После проведения расследования было установлено виновное лицо.

Итог: 

Судебное разбирательство и приговор – два года лишения свободы условно. Технические устройства возвращены.

2. Менеджер по продажам, используя доверительное отношение к нему со стороны собственника фирмы, самостоятельно, без всякого учета, получал товар со склада, который успешно реализовывал. Деньги за товар покупатели переводили на его личную банковскую карту.

Мошенничество выявилось случайно. Владелец бизнеса связался со старым клиентом и предложил сделать заказ. Клиент ответил, что делает заказы регулярно. В результате такой «случайности» удалось выявить обман.

Итог: 

Подано заявление в правоохранительные органы. Следствие. Приговор суда – два с половиной года лишения свободы условно. Убыток мошенником частично был возмещен.

Но не всегда факты выявления краж ведут к наказанию виновных. Некоторые бизнесмены не выносят «сор из избы» и не афишируют подобные факты.

Основная задача превентивных мер — максимально усложнить процесс кражи на предприятии.

«Стоимость» самого процесса должна намного превосходить стоимость предмета покушения.

С целью сохранения имущества фирмы, рекомендуем привлекать внешних экспертов, которые помогут Вам быстро выявить факты краж(и), укажут на уязвимые места в защите объекта от возможного воровства, укажут на проблемы с техническим контролем, если таковой у Вас имеется.

Риск воровства возможен, как в государственных, так и в коммерческих структурах. Именно поэтому, с целью исключения воровства на предприятии, эксперты по безопасности бизнеса советуют активно использовать вышеуказанные превентивные меры.

Внедряя любой элемент защиты, не забывайте применять наши «золотые правила» построения безопасности бизнеса.